Blog

Ciężko uniknąć zmian w XXI wieku. Chcemy, czy nie, jesteśmy zmuszeni by przez nie przechodzić.  Zmiana jest naturalną częścią naszego życia. A integralną częścią zmiany jest kryzys. Nie oznacza to, że zmiana zawsze łączy się z niepowodzeniem czy stratą. Bardziej chodzi tu o nasz wewnętrzny kryzys. Tracimy wiarę w powodzenie naszych działań. Wątpimy, czy idziemy w dobrym kierunku.

Nie ma zmiany idealnej. Nie ma ludzi nieomylnych. Prędzej czy później każdy z nas znajdzie się w sytuacji kryzysowej. Co wówczas najczęściej robimy? Szukamy winnych. Wśród innych ludzi, w niesprzyjającym otoczeniu lub po prostu w nas samych. Zastanawiamy się co poszło lub może pójść nie tak? Co jeśli kryzys nas zatrzyma? Lub co najgorsze wypadniemy z obiegu?

Trzy Małpy

Zapewne kojarzysz historię o trzech mądrych małpach zakrywających sobie kolejno usta, oczy i uszy. Małpki pierwotnie wywodzą się z Japonii. Można je spotkać w świątyni Toshogu w Nikko. Te trzy małpy to: Mizaru (見猿), która zakrywa oczy, więc nie widzi nic złego, Kikazaru (聞か猿), która zakrywa uszy, więc nie słyszy nic złego, oraz Iwazaru (言わ猿), zakrywająca pysk, która nie mówi nic złego. Symbol trzech małpek można zinterpretować słowami: „Nie szukaj i nie wytykaj błędnych czynów i słów innych ludzi”. W wolnej interpretacji chodzi o to, aby w wielu sytuacjach, w których się znajdziemy, winy lub chęci zmiany najpierw szukać u siebie. W rozwoju naszych kompetencji są jednak momenty, w których analiza przyczyn zaistniałej sytuacji musi być zdecydowanie głębsza. Dobrze, aby wykraczała również poza nas samych. Taką sytuacją jest kryzys w zmianie.

Nieprzewidywalność

W całym procesie zmiany jest taki moment, który trudno zaplanować i przewidzieć. Mowa o  kryzysie. Czasem będzie trwał kilka dni, innym razem kilka tygodni. Co w sytuacji, kiedy kryzys trwa dłużej? Jeśli nasz plan, nasze umiejętności zatrzymają nas na dłużej, co wtedy? Co to może oznaczać i jak podejść do takiej sytuacji? Gdzie szukać przyczyn kryzysu i co może pomóc nam go przezwyciężyć? W jaki sposób wykorzystać kryzys tak, aby przedefiniować kilka elementów naszego zarządzania zmianą? A wszystko po to, by następnym razem taki kryzys przepracować szybciej lub efektywniej.

Technologia porażki

Tempo zachodzących zmian i rozwoju w XXI w. wywiera na nas ogromną presję. Presję tego, że jeśli pozwolisz sobie na kilka tygodni lub miesięcy przestoju to wypadniesz z obiegu. To przegrasz wyścig o zmianę i bycie w czołówce peletonu. Ta presja, choć w wielu sytuacjach pomocna, może być zabójcza. To jakby silnik samochodu pracujący nieprzerwanie od wielu tysięcy kilometrów, nie został zatrzymany i oddany na przegląd do serwisu. Często tempo rozwoju technologii sprawia wrażenie, że tak samo albo szybciej powinny poszerzać się nasze kompetencje, co oczywiście jest bzdurą. Nasza wiedza i kompetencje nie rozwijają się w takim sam sposób jak nowe technologie.

Czasem kryzys może być pomocy i posłużyć do zredefiniowania wartości, na których budujemy naszą zmianę. Innym razem może pomóc zmienić pewne sposoby lub metody działania, dzięki którym w przyszłości staniemy się bardziej efektywni.

Analiza sytuacji kryzysowej. Diagram Ishikawy

Wielu trenerów zarządzania zmianą radzi, aby analizę sytuacji kryzysowej zacząć od siebie. Pytanie jednak jak się do tego zabrać? Jaki proces może nam w tym pomóc? Trzy małpy, o których pisałem na początku tego artykułu, to nie tylko symbol. To również zapowiedź tego, że przy okazji tematu związanego z kryzysem, przedstawię Ci dwa narzędzia, które przez ostanie dziesięć lat mojego świadomego rozwoju pomagały mi w niejednej sytuacji kryzysowej – mojej własnej jak i moich Klientów.

Według mnie najważniejsze w sytuacji kryzysowej jest to, żeby zrozumieć, że jest on czymś zupełnie naturalnym, czymś też nieprzewidywalnym jeśli chodzi o czas i miejsce. Ale też bardzo uczącym, choć trudnym i gorzkim w odbiorze. Nie da się do niego przygotować, ale można go wykorzystać jako lekcję, aby w przypadku kolejnego kryzysu, cena za wyjście z niego była mniejsza albo, żeby trwał o wiele krócej.

Jakiekolwiek zakrzywianie rzeczywistości w stylu Steve’a Jobsa nie jest efektywne. Bo tak jak jemu i nam przyjdzie się zmierzyć z rzeczywistością. To chyba najtrudniejsze dla wielu fanów internetowego samorozwoju, kiedy zagubieni w słowach wyrwanych z kontekstu sytuacji i miejsc, zakrzywiają rzeczywistość mając nadzieję, że cały kosmos im sprzyja i pomoże wyeliminować takie sytuacje.

Czasem najlepsze co możemy zrobić, to skonfrontować się z rzeczywistością za pomocą odpowiednich narzędzi, choćby takich jak Diagram Ishikawy. Jest to diagram przyczyn i skutków, diagram ryby, diagram rybiej ości, diagram drzewa błędów, schemat jodełkowy – technika używana do ilustrowania związków przyczynowo – skutkowych. Pomaga w ten sposób oddzielić przyczyny od skutków danej sytuacji i dostrzec złożoność problemu. Jest jednym z tradycyjnych narzędzi zarządzania jakością. Metoda z wielkim powodzeniem używana w przemyśle oraz przy badaniu katastrof. Z powodzeniem można jej użyć do analizy naszego kryzysu i sytuacji, w której się znaleźliśmy. Nie jest to metoda łatwa i szybka, jednak bardzo efektywna jeśli chcemy namierzyć czynniki odpowiedzialne za zaistnienie sytuacji w której się znaleźliśmy. Dlatego warto bliżej poznać tą metodologię i nauczyć się z niej korzystać.

72 sekunda

Rok 1986 naznaczony został dwiema tragediami, które nadszarpnęły ludzkie zaufanie do nauki i techniki. Los chciał, że historyczne klęski solidarnie poniosły obie strony zimnowojennego wyścigu. W kwietniu, w Związku Radzieckim nieodpowiedzialny test doprowadził do wysadzenia reaktora nr 4 w Czarnobylu.

Nieco wcześniej, w styczniu, ciemne chmury zawisły nad amerykańską agencją kosmiczną. Dla Challengera była to absolutnie rutynowa, dziesiąta z kolei misja. Jedynym odstępstwem od normy była obecność na pokładzie cywila – Christy McAuliffe, nauczycielki wylosowanej przez NASA spośród 11 tysięcy ochotników. Dramat 38-letniej kobiety nie miał oczywiście wpływu na dalszy rozwój wydarzeń, ale znacznie zwiększył medialność lotu. Po kilkukrotnym przekładaniu terminu startu, odbył się on ostatecznie 28 stycznia. Lot promu został przerwany wybuchem który nastąpił w 72 sekundzie.

Warto zauważyć, że zarówno w jednym, jak i drugim przypadku zawiódł człowiek i zdrowy rozsądek, którego nie powinno zabraknąć przy tak zaawanasowanych projektach. A jednak „Czarny Łabędź” czai się zwykle tam, gdzie nie przewidujemy, choćby pracowały nad tym całe zastępy ludzi.

Dlatego nie ważne jak bardzo urośniesz, ile przeżyjesz, ile projektów zakończysz powodzeniem, lub porażką – miej na względzie to, że pewne rzeczy w rachunku prawdopobnieństwa po prostu się zdarzają, czy tego chcemy, czy nie i warto być przygotowanym na radzenie sobie z ich skutkami. Dlatego warto stworzyć procedury i metody radzenia sobie ze skutkami takiej sytuacji bez względu na filozofię, która przyświeca nam w procesie zmiany. Może nigdy nie będziesz musiał użyć metaforycznej gaśnicy, którą wozisz w swoim samochodzie, jednak nie bez powodu istnieje prawny obowiązek wożenia jej w samochodzie.

Cykl Deminga

Cykl Deminga to schemat ilustrujący podstawową zasadę ciągłego ulepszania (ciągłego doskonalenia, Kaizen), stworzoną przez Williama Edwardsa Deminga, amerykańskiego specjalistę, statystyka, pracującego w Japonii. Cykl ten mówi nam o tym, że w pierwszej kolejności powinniśmy ustalić, co chcemy osiągnąć – Zaplanuj (ang. Plan), następnie zrealizować to, co sobie zaplanowaliśmy – Zrealizuj (ang. Do). W kolejnym kroku sprawdzić, czy wyniki naszych działań są zgodne z tym, co chcieliśmy osiągnąć – Sprawdzaj (ang. Check) i w końcu wprowadzić odpowiednie działania doskonalące, adekwatne do osiągniętych wyników ze sprawdzenia – Działaj/Usprawniaj (ang. Act).  Tak proste w swojej konstrukcji, a tak często niedoceniane w swoim działaniu.

W taki właśnie sposób powinniśmy podchodzić do wychodzenia z sytuacji kryzysowych oraz wprowadzania zmian. Polecam Ci bliżej zapoznać się z tym narzędziem, aby zrozumieć jego wyjątkowość i wartość. Ten cykl, jeśli go opanujesz, będzie towarzyszył Ci w Twojej pracy i zwiększy efektywność Twoją, a w przyszłości Twojego zespołu.

Sztuka uważności

Kiedyś mój mentor, Robert Krool powiedział bardzo ważne dla mnie słowa:

„Całą sztuką w życiu biznesowym i prywatnym człowieka jest rozpadać się i składać w coraz krótszym czasie”.

I to chyba najważniejsza lekcja dotycząca kryzysu. Zacznij postrzegać kryzys jako coś naturalnego, nieprzewidywalnego, jednak występującego z określonego powodu, który możesz namierzyć i spróbować na niego wpłynąć i robić to w coraz lepszych czasach z wykorzystaniem coraz mniejszych zasobów. Zyskując taką umiejętność staniesz się nieocenionym Liderem Zmiany. Nie dość, że pomożesz sobie, to zaczniesz być Dobrym Starszym kolegą lub koleżanką dla tych, którzy może nie potrafią jeszcze wyjść z kryzysu obronną ręką. A może kiedyś i Tudorem dla młodszych pokoleń w Twojej branży lub zawodzie.

Poprzednie części serii Zmiana na lepsze:

  1. Zmiana na lepsze. O planowaniu przyszłości
  2. Cena zmiany

Poznaj swoje kompetencje. Odkryj swoje talenty. Zaplanuj swoją przyszłość już dziś. Umów się na konsultacje.

Pytania i ćwiczenia związane z artykułem.

  1. Określ czynniki zewnętrzne, które mogłyby Ci przeszkodzić w procesie zarządzania zmianą?
  2. Określ wszystkie czynniki wewnętrzne, które mogłyby Ci przeszkodzić w procesie zarządzania zmianą?
  3. Jakie środki zaradcze mógłbyś uruchomić w przypadku zaistnienia czynników zewnętrznych i wewnętrznych?
  4. Czy masz kogoś kto mógłby Cię wspierać w kryzysie zmiany? Tudor, starsza koleżanka lub kolega, Szef? Przeanalizuj kto z Twojego otoczenia jest osobą, która bardzo dobrze sobie radzi w sytuacjach kryzysowych i poproś go o radę w przypadku, kiedy będziesz tego potrzebował. Nawet jeśli ta osoba nie reprezentuje wprost Twojej dziedziny lub zawodu.

Zmiana na lepsze to autorski cykl Szymona Gruszki. Autor tłumaczy jak przygotować się do zaplanowania kariery zawodowej na następne 10 – 20 lat. Nasz ekspert szczegółowo opowie o tym, jak już dziś układać swój plan dnia, dodatkowe zajęcia, dodatkową pracę, aby w połączeniu z wiedzą uniwersytecką osiągnąć w przyszłości sukces zawodowy. Każdy z artykułów cyklu będzie zakończony ćwiczeniami. Spośród tych, którzy wykonają wszystkie ćwiczenia i prześlą je na nasz adres: kontakt@leanstudying.pl, wybierzemy jedną osobę, która naszym zdaniem udzieliła najciekawszych odpowiedzi i w nagrodę otrzyma indywidualną konsultację z autorem cyklu.

Dodaj komentarz