Blog

Wiesz już, że aby efektywnie wykonywać swoje zadania, być terminowym, wydajnym i mega produktywnym, należy zarządzać swoimi zadaniami w czasie. Ale jak to robić, żeby faktycznie było widać efekty? Dzisiaj podsunę Ci kilka sprawdzonych sposobów, które sama przetestowałam. Druga część za tydzień 🙂 Poznaj moje czasoogarniacze.

Nie wyobrażam sobie życia bez papieru – kartek, notesów, zeszytów, planerów, kalendarzy, kolorowych karteczek. Cokolwiek robię/planuję – zawsze mam przy sobie kartkę i długopis. A skoro już wspomniałam o planowaniu, to przyjrzyjmy mu się bliżej 🙂

Planowanie – przenoszenie myśli na papier, czyli BRAIN DUMP

Czy kiedykolwiek zdarzyło Ci się zrobić zrzut ekranu? Pewnie! Kto tego nie robił? W takim razie zrób „print screen” swojego umysłu za każdym razem, kiedy masz do zrealizowania jakiś projekt. Gdy zabieram się za realizację nowego projektu, w mojej głowie pojawia się mnóstwo pomysłów. Jeśli ich nie zapiszę, co najmniej połowa ucieknie przed końcem dnia. Nauczyłam się zapisywać swoje myśli. Najlepsze pomysły przychodzą spontanicznie i niespodziewanie. Niestety ulatują tak samo szybko jak się pojawiają. Dlatego warto je na bieżąco spisywać. Pomimo, że nowoczesne technologie skutecznie opanowały nasze życie – zrzut umysłu, czyli tzw. brain dump wykonuję najczęściej tradycyjnymi metodami – najlepiej z kartką papieru i długopisem (ewentualnie z pakietem MS Office :)). KARTKA I DŁUGOPIS TO PODSTAWOWE NARZĘDZIA TIME MANAGEMENT!

notebook-4

Zajmijmy się teraz planowaniem Twoich zadań na nadchodzący semestr. Część tej pracy już wykonałeś (jeżeli oczywiście zrobiłeś zadanie, o które prosiłam w pierwszym artykule tej serii; Nie? W takim razie koniecznie zajrzyj tutaj i wykonaj to ćwiczenie, wówczas będzie nam łatwiej przejść na kolejny etap realizacji Twoich planów). Po wypisaniu wszystkich zadań/celów/projektów jakie masz do zrealizowania w tym semestrze, Twój umysł ma teraz miejsce na kreatywność, a Ty śpisz spokojnie, bo na pewno o niczym nie zapomnisz. Wszyscy ludzie, którzy potrafią skutecznie zarządzać czasem są dobrymi planistami. Tworzą listy i podlisty zadań dla każdego większego i mniejszego celu, który chcą osiągnąć. Za każdym razem, gdy zaczynają nowe przedsięwzięcie, poświęcają czas na zastanowienie się, co chcą osiągnąć, oraz na sporządzenie uporządkowanej listy wszystkich kroków niezbędnych do zrealizowania przedsięwzięcia.

„Każda minuta poświęcona na planowanie pozwala zaoszczędzić dziesięć minut na realizacji zadania”

Brian Tracy

Wybierzmy teraz jeden projekt, którym zajmiesz się w nadchodzącym semestrze. Niech to będzie napisanie pracy magisterskiej.

ON NOW

Oczywiście model/szablon działania z każdym innym projektem pozostanie dokładnie taki sam i będzie składał się z następujących kroków:

Krok 1. Zapisz swój cel

W pierwszym kroku zapisz cel jaki chcesz zrealizować. Zdecydowaliśmy, że będzie to napisanie pracy magisterskiej. Obok celu zapisz również datę jego realizacji. Cel według zasady SMART (o zapisywaniu celu metodą SMART możesz przeczytać tutaj) powinien być określony w czasie, dlatego zapisanie daty jest bardzo ważne.

Krok 2. Opracuj listę zadań niezbędnych do realizacji Twojego celu

Opracuj listę wszystkich rzeczy, które musisz zrobić, żeby ten cel osiągnąć. Dodawaj do listy nowe pozycje, przychodzące ci na myśl, dopóki nie uznasz, że jest kompletna. W kontekście pisania pracy magisterskiej będą to następujące zadania: wybór promotora, wybór tematu, research – studium literaturowe, opracowanie planu badań, wykonanie badań, sporządzenie planu pracy – spisu treści, opracowanie części teoretycznej pracy, opracowanie wyników badań, zestawienie wyników badań w sposób graficzny, omówienie wyników badań, sformułowanie wniosków, wykaz literatury itd.

Brain Dump

„Możesz osiągnąć nawet najbardziej śmiały cel, dzieląc go na wystarczająco drobne elementy”

Henry Ford

Krok 3. Przypisz do każdego z tych zadań konkretne działania

Przy każdej wypisanej rzeczy/zadaniu napisz konkretną akcję, którą wykonasz. Co następnego musisz zrobić, żeby ta rzecz została zrobiona, zakończona. Może to być jednorazowa czynność, albo następny krok. Zapisz obok kiedy chcesz to zrobić.

  • Zapisuję się na pracę magisterską – kiedy? – jednorazowa akcja.
  • Robię research – studium literaturowe – to zadanie jest złożone z kilku działań. Na tym etapie nie wypisuj wszystkich. Zapisz tylko następny krok oraz datę kiedy go wykonasz np. przeszukanie baz danych w internecie lub wizyta w bibliotece.

Krok 4. Uporządkuj listę zadań według kolejności

Ułóż wszystkie zadania na liście w kolejności chronologicznej – od pierwszego zadania do ostatniego, skutkującego osiągnięciem celu. To dobra metoda, ponieważ pozwoli Ci spokojnie przechodzić kolejne etapy pracy. Poza tym wypisując wszystkie zadania po kolei, zwiększa się prawdopodobieństwo, że o niczym nie zapomnisz.

1. Wybór promotora2. Wybór tematu3.Studium literaturowe4

Krok 5. Rozplanuj zadania w czasie

Gdy już wiesz co masz do zrobienia i każda rzecz/zadanie ma przypisaną akcję –  Twój „folder rzeczy do zrobienia” zapełnia się. Rozplanuj teraz wszystkie działania w swoim kalendarzu, tak żebyś miał kompletną czystkę w „folderze rzeczy do zrobienia” i mógł odhaczać każde zadanie zaraz po tym jak je zrealizujesz. Usuwaj/wykreślaj/odhaczaj wszystko co zostało wykonane. Dzięki temu będziesz miał totalną klarowność – co już zostało zrobione, a co jeszcze oczekuje na realizację.

Lista rzeczy do zrobienia na dany dzień – TO DO LIST

Najlepiej sporządzić taką listę poprzedniego wieczora, żeby podświadomość mogła ją przeanalizować w czasie snu. Kiedy obudzisz się rano, może będziesz już miał w głowie pomysły i spostrzeżenia, które ułatwią Ci osiągnięcie najważniejszych celów z listy. Pod koniec każdego dnia ostatnią czynnością powinno być zaplanowanie dnia następnego.

Pamiętaj, że na liście TO DO znajdą się wszystkie zadania, które chcesz wykonać danego dnia. Nie wszystkie jednak będą związane z Twoim celem. Zadania, które przybliżają Cię do realizacji celu to Twoje PRIORYTETY.

„Prawdopodobnie najpotężniejszym narzędziem zarządzania czasem jest lista zadań do wykonania w danym dniu, która stanowi coś w rodzaju projektu każdego dnia”

Brian Tracy

W następnej części opowiem Ci o priorytetach – jak je wyznaczać, jak pamiętać o tym, że to one są dla Ciebie najważniejsze z punktu widzenia celu. Tymczasem wykonaj następne ćwiczenia opisane w niniejszym artykule. Zapisz swój cel, a następnie wypisz wszystkie zadania jakie będziesz musiał wykonać, żeby go zrealizować.

Udostępnij ten artykuł jeśli uznasz, że jest przydatny 🙂

PS. W treści wykorzystałam fragment książki “Zarządzanie czasem”, Brian Tracy

Autor: Anna Stanclik

Anna Stanclik
Pomysłodawczyni i założycielka portalu Lean Studying. Od 11 lat związana z jedną z najbardziej prestiżowych uczelni technicznych w Polsce. Jako wykładowca lubi inspirować i wzbudzać zaangażowanie wśród swoich studentów. Jest zwolenniczką kreatywnego myślenia. Cechuje ją silne zorientowanie na generowanie niestandardowych rozwiązań.

6 komentarzy

  • Kiedyś trochę z tego drwiłam i twierdziłam, że to bez sensu. Po pewnym czasie złapałam się na tym, nie wiedzieć kiedy i czemu, jak nieświadomie sama zaczęłam tworzyć takie krótko i długoterminowe plany z podziałem na zadania. Przyznam, że nie robię tak bardzo regularnie jak bym chciała, ale gdy już się przyłożę faktycznie zdaje egzamin. I człowiek jakiś taki mniej nerwowy chodzi 🙂

  • Jak dobrze, że ten mój ukochany ołówek i notes to narzędzie godne Top management!:) i podoba mi się cytat Tracy’ego. Faktycznie zawsze, ale to zawsze, jak mam coś zrobić, planuję i urządzam sobie usprawnienia. Zresztą kiedy w pracy przyjeżdżałam do jakiegoś managera i widziałam, że nie ma zorganizowanej poczty i zrobionych folderów- wiedziałam, ze na pewno nie wyrabia się z pracą. Takie drobne i dobre nawyki wiele potrafią zdziałać. świetny i przydatny wpis!

  • Instrukcję Poproszę

    Listy zadań to świetna sprawa, staram się je robić, ale często trwa to jakis czas a potem zapal mija i wracam do starego systemu, czyli ide na żywioł :-p
    Na szczęście u mnie sprawdza sie i jedno i drugie :-p
    Pozdrawiam

    • Anna Stanclik

      Mój umysł wiele pamięta, ale tak samo dużo zapomina, dlatego wolę robić listy rzeczy do zrobienia i planować każdy dzień. Wtedy co chwila nie zastanawiam się, czy o niczym nie zapomniałam 🙂

Dodaj komentarz